El Sistema Hermes consta de los siguientes módulos:

• Módulo Básico
  • Sistema de Pedidos
  • Área de Producción
  • Área de Administración
• Módulo de Gestión
• Módulo Avanzado

Algunos ejemplos

Módulo Básico

Sistema de Pedidos

A cada comercial se le dota del siguiente equipamiento:

• PDA con Bluetooth
• Teléfono móvil con conexión GPRS y Bluetooth

Además de todas las funcionalidades propias de los terminales PDA (Agenda, Organizador de tareas, Bloc de notas, Control de gastos, etc.), les instalamos un simple navegador de Internet que permite al comercial entrar, a través de la conexión Bluetooth (entre el PDA y el teléfono móvil) y la conexión GPRS, a un aplicativo instalado en un Servidor de Internet que, una vez identificado mediante clave de usuario y contraseña, le brinda las siguientes posibilidades:

• Relación de clientes por Ruta de Visita.
• Consulta de los datos generales de cualquier cliente.
• Consulta al histórico de los últimos pedidos realizados por un cliente.
• Edición de una hoja de pedido personalizada por cada cliente con los artículos habituales y tarifa personalizada.
• Captura de cantidad (y precio si es distinto al recomendado) de los artículos pedidos utilizando el PDA.
• Captura de observaciones.
• Captura de fechas y formas de envío.
• Envío de los datos del pedido en tiempo real.
• Validación de los datos del pedido recibido controlando:
  • Cantidades lógicas.
  • Precios en margen con arreglo a la tarifa perteneciente al cliente.
  • Control de saldo del riesgo comercial del cliente.
  • Aviso de pedido no rentable (margen - (coste + gastos)).
  • Cualquier otro tipo de validación que se estime necesario.

Toda esta información se maneja con datos en tiempo real, pues si se modifica una tarifa o se añade a la Base de Datos de HERMES un artículo nuevo, está visible inmediatamente para los comerciales que tengan relación con el mismo. De la misma forma, si se añade un cliente nuevo, éste aparece ya en la siguiente consulta que realice el comercial al que haya sido asignado.

Área de Producción

A través de una conexión ADSL o RDSI, se accede a la Base de Datos de HERMES para obtener información de:

• Consulta o listado total y desglosado de las necesidades de artículo para servir los pedidos pendientes, globales o por ruta de reparto.
• Pedidos recibidos.
  • Emisión de hoja resumen de cantidades a servir por ruta.
  • Emisión de hojas individuales de pedidos con cantidades pedidas, en la que se cumplimentan los kilos servidos.
• Introducción, manual o mediante báscula con lector de código de barras, de los pesos reales de los artículos preparados para expedir.
• Cierre de pedidos listos para servir.

Área de Administración

• Actualización de las tarifas de precios.
• Actualización de los datos de gestión de la Base de Datos de HERMES (comerciales, clientes, familias, artículos) mediante enlace ODBC con la aplicación de gestión.
• Obtención de la información de pedidos servidos para realizar la facturación.
• Control en tiempo real de la evolución de las ventas del día.
• Obtención de datos generales (información) en tiempo real.

Módulo de Gestión

El Sistema HERMES permite independizar el seguimiento de pedidos de la aplicación de gestión que actualmente esté utilizando, llegando hasta la emisión de los albaranes de forma personalizada, dejando ya los datos preparados para entrar directamente al proceso de Facturación y Contabilidad:

• Preparación de rutas de reparto.
• Asignación de clientes a rutas de reparto.
• Control de transportes.
• Control de empresas transportistas.
• Introducción de los bultos en albarán.
• Cambios de asignación de pedidos a ruta de reparto no habitual (pedidos urgentes).
• Asignación de rutas de reparto a transporte.
• Emisión de albaranes.
• Preparación de hoja de carga del camión en función de la ruta de reparto, dejando en primera línea los primeros bultos a descargar.
• Confección del manifiesto de carga.
• Modificación o confirmación de datos por incidencias con los albaranes recibidos de los transportistas.
• Enlace con los módulos de Facturación y Contabilidad de la aplicación de Gestión, a través de un interfaz de entrada para los albaranes entregados.

Módulo Avanzado

Este módulo del Sistema Hermes:

1. Dota a la fuerza de ventas de una herramienta muy útil y valiosa, que suministra al comercial los datos de los potenciales clientes desde una Base de Datos de Marketing, y le facilita, con ayuda de la agenda, el seguimiento del proceso de captación y la entrada de los datos de alta de clientes.
2. Proporciona a la dirección de la empresa un sistema de Control y Autorización de pedidos fuera de normas.
3. Permite disponer de forma integrada de la información de contratación y control de la cobertura de impagados Clientes.
   

Con estos objetivos, el Sistema proporciona las siguientes herramientas:

• Aplicación de Base de Datos de Marketing para Windows.
• Transferencia de datos de la Base de Marketing al Sistema HERMES.
• Consulta de potenciales clientes existentes en una zona a través de PDA.
• Edición de datos.
• Agenda de visitas realizadas, con acciones a realizar y fecha de próximo contacto.
• Acceso a los datos de un cliente potencial para confirmarlo como nuevo cliente.
• Captura de información de datos para solicitud de cobertura de riesgo.
• Emisión automática de mensajes de correo electrónico para los pedidos retenidos por estar fuera de norma.
• Autorización o rechazo (por autorizadores) de pedidos fuera de normas mediante un ordenador o un terminal PDA.
• Control de coberturas de Riesgo de clientes concedidas por la aseguradora.

Algunos ejemplos

A continuación les mostramos algunos de los menús y pantallas más importantes del Sistema Hermes.

[Pulse sobre las imágenes para verlas ampliadas]